El Tiempo es Dinero

Translated by Rachael Sine; see the original English version here.

Al construir y administrar un pequeño negocio de servicio de piscinas, es fácil sentirse abrumado o abrumada por la cantidad de tareas. El trabajo diario implica mucho más que limpiar y filtrar el agua. Desde la facturación y la comunicación con los clientes hasta mantener el inventario adecuado de productos químicos, tener un buen control de la gestión del tiempo es fundamental para el éxito.

Estableciendo límites y expectativas

“Básicamente, todo está orientado al tiempo cuando eres un solo operador o operadora,” dice David Van Brunt, quien comenzó como un operador único y ahora equilibra el servicio con su papel como presentador de The Pool Guy Podcast Show y propietario de Swimming Pool Learning. “Para tener verdadero éxito, debes limitarte a lo que realmente puedes hacer,” explica. “El mejor escenario sería tener una ruta de trabajo de cuatro días a la semana y dejar un día libre para cualquier tarea pendiente.” Kim Langley, propietaria y operadora de Tried & True Pool Company en Carolina del Sur, comenzó como una sola operadora y, a medida que su negocio creció, contó con la ayuda de su familia. Ella coincide en que establecer límites y expectativas es fundamental. Para Langley, esto implica conocer a los nuevos clientes en persona antes de comprometerse con el servicio. También reserva los lunes para actividades como el inventario o las reparaciones. “Los lunes siempre han sido mi día de flexibilidad,” comenta. “Es el día que puedo usar para programar trabajos que no pudimos completar durante la semana o para reflexionar y ver cómo mejorar el resto de la semana.”

Comunicación constante y clara

Tanto Van Brunt como Langley coinciden en que los clientes regulares deben ser la prioridad al programar servicios y utilizar herramientas como el correo electrónico o software de gestión de horarios. “Existen todo tipo de aplicaciones de gestión de rutas que son muy populares,” dice Van Brunt. “Skimmer, Pool Service Software, Pay the Pool Man … todas son excelentes para ayudarte a mantenerte organizado. Cualquiera de ellas facilita la planificación y el enrutamiento. Algunas aplicaciones incluso pueden enviar mensajes de texto a los clientes si te estás retrasando en el horario.” Para Langley, quien valora la transparencia, Skimmer es una gran opción porque permite a los clientes ver detalles como el uso exacto de productos químicos, cambios de filtros y más.

“Skimmer ha sido un recurso invaluable para nuestra empresa,” comenta Langley. “Se trata de gestión: mantener todo en orden, llevar registros de todo y poder acceder a la información cuando sea necesario. Ahora que cuentan con un portal para clientes, ellos pueden ingresar y revisar su historial de servicio desde que comenzaron con nosotros.” En regiones con temporadas de piscina bien definidas, la programación del servicio tiende a cambiar a lo largo del año. Durante los meses de invierno, Langley ajusta la frecuencia del servicio para clientes regulares, pasando de semanal a quincenal. Además, envía un boletín informativo para alentar a los clientes a programar mantenimientos y servicios que pudieron haberse pospuesto durante la temporada alta de piscinas.

Manejo de nuevos negocios cuando hay sobrecarga de trabajo

Con un equipo limitado, a veces simplemente no hay tiempo para aceptar nuevos trabajos o agregar clientes a una ruta. Esto puede implicar restringirse a una zona de servicio específica, aunque decir que no nunca es lo ideal. Un excelente servicio atrae nuevos clientes, incluso cuando no se está buscando más trabajo.“La gente seguirá acercándose a ti,” dice Van Brunt. “Y si un cliente te recomienda y no puedes aceptar el trabajo, deberías tener una red de personas a quienes puedas derivarlo.” Van Brunt aconseja ser cuidadoso al rechazar a un cliente, ya que nunca se sabe si podría terminar dejando una reseña negativa.

Langley colabora con otras empresas dirigidas por mujeres para garantizar que los posibles clientes reciban un servicio de calidad. Si la agenda de su negocio está llena, se asegura de compartir la carga de trabajo al referir clientes a socios de confianza.

“Decir que no es difícil porque no solo decepciona al cliente, sino que también reduce nuestros ingresos. Sin embargo, poder ofrecerles otras opciones en lugar de simplemente decir no y colgar el teléfono es un factor clave a largo plazo,” explica.

Tomarse un descanso

¿Buscas tomarte un descanso cuando el calendario está lleno? Langley y Van Brunt tienen estrategias diferentes.

Langley planea sus vacaciones familiares durante la temporada baja, de diciembre a abril, cuando los mantenimientos están más espaciados y hay semanas libres entre ellos.

Por otro lado, la mayoría de los clientes de Van Brunt programan cuatro servicios por mes, pero algunos meses tienen cinco semanas, lo que le deja algunos días libres a lo largo del año. Estos días se van acumulando, permitiéndole contar con varias semanas de posible tiempo de vacaciones.